GROW Model untuk Sales Coaching

Salah satu peran penting dari seorang leader adalah menjadi “coach” untuk anggota timnya agar meraih hasil yang terbaik. Sebagai seorang “coach” atau mentor anda harus membantu anggota tim anda untuk memecahkan permasalahan dan kendala yang mereka hadapi, membuat keputusan yang lebih baik, mempelajari skill-skill baru, hingga mengarahkan mereka untuk berkembang dalam karir.

Sayangnya, banyak leader atau manager yang kurang memahami peran ini dan tidak memiliki skill yang cukup untuk menjalankan peran tersebut. Banyak leader yang lebih berperan sebagai debt collector daripada sebagai coach. Karenanya, perubahan paradigma mutlak diperlukan. Para leader perlu melengkapi diri dengan skill dan teknik-teknik yang efektif untuk menjadi coach agar dapat meningkatkan kinerja dan pencapaian timnya.

Salah satu teknik sederhana yang banyak digunakan untuk membantu leader dalam menjalankan perannya sebagai “coach” adalah G.R.O.W model. GROW adalah akronim dari Goal – Current Reality – Option – Will. Model ini cukup sederhana, akan tetapi efektif digunakan dan memberikan framework yang jelas dalam melakukan coaching atau sesi-sesi mentoring. 

Analogi sederhana dari model GROW adalah ketika anda akan melakukan sebuah perjalanan. Pertama, yang anda lakukan adalah membuka peta. Dengan peta tersebut anda akan tahu dimana tempat yang anda tuju. Itulah Goal anda. Dengan peta itu pula anda akan tahu dimana posisi anda saat ini. Itulah Current Reality. Langkah selanjutnya yang bisa anda lakukan adalah menentukan berbagai cara untuk menuju tempat tujuan anda. Tentu anda akan melihat banyak pilihan jalan yang bisa diambil dan itulah Option. Sebagai langkah terakhir anda harus membangkitkan kemauan untuk mulai melangkah menuju tempat tujuan anda. Itulah Will atau kemauan atau bisa juga disebut sebagai motivasi. Kemauan anggota tim untuk mencapai tujuan perlu dibangkitkan. Mereka perlu memiliki komitmen untuk menempuh perjalanan yang telah disepakati dan mempersiapkan diri untuk menghadapi segala kondisi dan kendala yang dihadapi selama dalam perjalanan.

Langkah-langkah Menggunakan G-R-O-W Model

Dalam melakukan sesi coaching dengan tim anda, anda bisa menggunakan langkah-langkah sebagai berikut agar lebih terarah :

1.      Tetapkan Tujuan (Goal):

Pertama, dengan anggota team anda, anda harus sepakat mengenai goal yang harus dicapai bersama. Dalam dunia sales, target team dan target individu bisa menjadi standar yang jelas sebagai satu tujuan. Namun, anda harus bisa memotivasi anggota team anda agar memiliki target pribadi lebih dari target yang dibebankan padanya.

Kedua, anda harus sepakat mengenai bagaimana pengukuran dalam pencapaian tujuan tersebut. Kapan sebuah tujuan dianggap gagal dan kapan dianggap berhasil, harus ada parameter yang jelas. Ini akan sangat berguna untuk anda dalam melakukan evaluasi nantinya.

Dalam melakukan tahap ini, beberapa pertanyaan yang dapat digunakan misalnya :

Ÿ         ”Berapa nominal disburse yang akan kamu hasilkan bulan ini ?”

Ÿ         ”Berapa aplikasi yang akan kamu submit minggu ini ?”

Meskipun berorientasi target, Goal bukan hanya merupakan pokok bahasan tahunan atau bulanan. Bahkan anda bisa memaparkannya menjadi aktivitas harian dalam briefing pagi atau sore.

2.      Perhatikan Kondisi Saat ini (current Reality):

Selanjutnya, mintalah anggota team anda untuk menjelaskan kondisi saat ini yang mereka hadapi. Ini adalah tahapan yang sangat penting, dimana mereka harus memahami di titik mana saat ini mereka berada. Seringkali anggota team anda mencoba memcahkan permasalahan yang mereka hadapi tanpa benar-benar memahami darimana harus memulai dan seringkali kita kehilangan beberapa informasi yang diperlukan untuk membantu memecahkan permasalahan mereka secara efektif.

Setelah anggota team anda tahu dimana posisi mereka saat ini, solusi atas permasalahan mereka mungkin akan terlihat jelas. Misalnya aktivitas apa yang perlu mereka tambah (more), hal apa yang perlu mereka lakukan lebih baik (better), aktifitas tidak efektif apa yang perlu mereka kurangi (less) atau pola pendekatan ke customer/broker yang perlu diubah (different). 

Pertanyaan penting yang mungkin dapat membantu anda misalnya :

Ÿ         "Apa yang sudah kamu lakukan untuk mencapai targetmu?"

Ÿ         "Apakah aplikasi yang kamu kirimkan sudah cukup untuk mencapai target?"

Ÿ         "Apa yang terjadi dengan aplikasi yang sudah kamu kirimkan?"

3.      Gali pilihan-pilihan (Option) yang ada untuk solusi:

Setelah anda dan team anda memahami dimana posisi dan bagaimana kondisi saat ini, saatnya untuk memilih solusi-solusi yang mungkin untuk dilakukan. Bantu anggota team anda untuk menemukan sebanyak mungkin alternative solusi atau tindakan yang bisa dilakukan dan diskusikan hal tersebut.

Anda boleh memberikan pendapat, tapi biarkan anggota team anda yang menyampaikan ide-idenya terlebih dahulu. Biarkan mereka yang lebih banyak bicara dan peran anda hanyalah sebagai fasilitator.

Beberapa pertanyaan yang bisa digunakan untuk sesi ini adalah :

Ÿ         "Apa yang bisa kamu lakukan agar aplikasimu bisa lebih banyak lagi?"

Ÿ         "Menurutmu apa yang semestinya diperbaiki agar proses aplikasimu tidak bolak-balik?”

Ÿ         "Bagaimana caranya agar broker/developer itu bisa lebih memprioritaskan kita?"

4.      Bangkitkan Motivasi (Strong Will)  pada Anggota Team Anda

Dengan memahami kondisi saat ini yang dihadapi oleh anggota team anda dan menggali tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sebagai solusi, anggota team anda akan memiliki gambaran yang jelas mengenai hal apa yang akan mereka lakukan untuk mencapai goal.

Hal ini bagus, tapi belum cukup. Karena kita baru sampai pada pemahaman tujuan dan arah perjalanan kita pada peta. Tahap akhir sebagai seorang ”coach” adalah mendapatkan komitmen dari setiap anggota atas aktivitas-aktivitas yang telah disepakati untuk dilakukan. Pastikan semua komitmen tersebut spesifik dan terukur. Anda dapat menggunakan prinsip pertanyaan ”What – How Much – by When”, untuk memperjelas semuanya.

Contoh :

”Kita telah berdiskusi mengenai hal-hal yang akan kamu lakukan minggu ini untuk bisa mencapai targetmu. Saya akan rekap hasilnya. Minggu ini kamu akan melakukan kunjungan ke broker A, B dan C untuk memperoleh paling tidak 5 aplikasi dan semuanya akan siap submit pada hari Kamis.”

Dalam tahapan ini, jangan lupakan peran anda sebagai motivator untuk team anda. Sebagai seorang ”coach” anda harus berdiri di pinggir lapangan untuk terus memompa semangat anggota team anda sepanjang pertandingan.

Tip-tip Untuk Sales Coaching

Tip 1: Pahami Peran Anda

Dalam pelaksanaan sales coaching, anda sales leader, harus berperan sebagai fasilitator yang lebih banyak menggali inisiatif dari anggota team anda. Hindari keinginan untuk menghakimi atau menuntun karena hal itu tidak akan membuat anggota team anda berkembang. Lebih parah lagi mungkin hal itu akan mengakibatkan ketergantuangan mereka terhadap anda.

Meskipun demikian, ada kalanya andalah yang harus mengambil keputusan saat anggota team anda bingung menentukan pilihan-pilihan tindakan yang tepat untuk mengatasi permaslahan mereka. Karenanya anda harus bijaksana dalam melihat kapan bisa menggunakan otoritas tersebut.

Tip 2: Latihlah dengan Coaching Diri Anda Sendiri

Salah satu cara terbaik untuk melatih aplikasi GROW model tersebut tentunya adalah dengan menerapkannya pada diri anda sendiri. Ketika anda mengahadapi permasalahan, anda bisa menggunakan teknik ini untuk coaching diri anda sendiri.  Dengan mengaplikasikannya pada permasalahan yang sedang anda hadapi, anda akan belajar untuk menemukan pertanyaan yang paling tepat. Buatlah daftar pertanyaan yang bisa anda gunakan pada saat sesi coaching dengan anggota team anda nantinya.  

Tip 3: Berikan Pertanyaan yang Tepat dan Dengarkan Anggota Team Anda dengan Baik
Dua skill yang perlu dikuasai oleh seorang coach adalah kemampuan untuk bertanya dengan baik dan kemampuan untuk mendengarkan secara efektif.

Jangan berikan pertanyaan yang sifatnya tertutup dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”. Berikan pertanyaan yang dapat menggali inisiatif anggota team anda dan jangan tuntun mereka dengan inisiatif-inisiatif anda. Itulah yang akan membuat mereka tumbuh.

Dengarkan dengan baik setiap pendapat ataupun keluhan mereka. Biarkan mereka menyampaikan semua yang ada di dalam pikirannya. Dan ingat “keheningan adalah waktu berfikir yang sangat berharga”. Anda tidak harus mengisi keheningan dengan pertanyaan berikutnya. Biarkan mereka berfikir dan tunggu kata-kata yang keluar.

Sumber : www.mindtools.com

Coaching Dalam Organisasi Bisnis

Berdasarkan penelitian terhadap beberapa perusahaan di Amerika, yang dilakukan oleh Olivero, Bane dan Kopelman, business  coaching dapat meningkatkan produktivitas hingga 88%. Di sisi lain mereka menemukan bahwa secara umum training dapat memberikan peningkatan 22%. Sehingga jika kedua hal tersebut dikombinasikan dengan baik tentu akan memberikan dampak yang luar biasa terhadap produktifitas.

Melihat fakta di atas, tidak diragukan lagi bahwa coaching sangat diperlukan sebagai follow up atas training yang telah diberikan untuk memberikan dampak yang sangat signifikan bagi pertumbuhan bisnis.

“Coaching adalah sebuah proses untuk menginspirasi, memberikan semangat, menanamkan kemauan untuk belajar dan berkembang, serta meningkatkan performance  bawahan”.

Tujuan coaching adalah untuk meningkatkan kinerja bawahan dengan cara mengoptimalkan potensi dan attitude serta mengeliminasi setiap gangguan. Secara matematis, kinerja individu dapat diformulasikan sbb:

Performance = Potential + Attitude - Interference

Beberapa gangguan yang seringkali dialami oleh bawahan diantaranya adalah: takut akan gagal, kurang percaya diri, frustasi, kejenuhan dan kesulitan dalam mengelola waktu.

Gangguan-gangguan (interference)   tersebut akan mengakibatkan terjadinya gap yang cukup besar antara potensi dengan performa. Karenanya gangguan-gangguan itu harus dieliminasi secara berkesinambungan dalam sebuah proses coaching.

Kunci dari coaching adalah mengatasi setiap gangguan dengan menggunakan cara yang bersumber dari pola pikir peserta coaching itu sendiri.

Tanggungjawab Siapakah Coaching?

Coaching menjadi tanggungjawab leader. Mengapa leader ? Karena para leader lah yang paham permasalahan di lapangan dan memahami apa yang diperlukan oleh bawahannya.

Leader bukanlah orang yang harus paham segalanya. Leader juga bukanlah orang yang paling bijak diantara semuanya. Akan tetapi dengan pelaksanaan coaching yang regular dan berkesinambungan bukan mustahil hal tersebut bisa dicapai oleh leader.

Karenanya coaching memberikan keuntungan dua arah baik bagi manager maupun bawahan. Bagi bawahan, coaching dapat meningkatkan performance, antusiasme dan kepuasan kerja. Sementara bagi manager, coaching dapat membantu mereka untuk meningkatkan kemampuan komunikasi, pemberdayaan, problem solving  dan monitoring skill.

Tahapan Coaching

1.   Diagnosa/ Observasi
Buka sesi coaching dengan suasana yang hangat. Bangun kepercayaan dan bangkitkan motivasi. Gunakan pertanyaan efektif untuk menggali permasalahan dan tujuan dari peserta coaching.

2.   Berikan Arahan
Gunakan 3 pertanyaan berikut : What, How Much, When.
Tiga pertanyaan tersebut memberikan panduan yang jelas bagi peserta coaching mengenai apa targetnya, berapa banyak dan kapan batas waktu pencapaiannya.
Dengan mengacu pada pertanyaan tersebut maka aktivitas bawahan anda akan lebih terarah. Dan andapun punya panduan yang jelas untuk memantaunya.

3.   Simpulkan dan tetapkan komitmen bersama.Untuk mempertegas pencapaian arah yang telah ditetapkan, sepakati tindakan-tindakan yang harus dilakukan. Prioritaskan pada lima tindakan utama yang paling penting (5 big things).

Lima Pilar Managerial

Dalam sebuah organisasi bisnis, terutama dalam bisnis penjualan, seorang manager memiliki peran sentral dalam memacu dan menjaga pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu seorang manager harus memiliki kompetensi yang memadai untuk mengelola sebuah tim. Dalam pandangan saya seorang manager yang efektif harus memiliki kompetensi sebagai berikut :

1. Memiliki visi yang jelas.

2. Aktivitas harian yang terencana.

3. Seimbang dalam Reward dan Recognition.

4. Membangun hubungan yang harmonis dengan bawahannya.

5. Mampu menjadi Coach untuk bawahannya.

Ke lima elemen tersebut menjadi satu kesatuan yang membentuk kualitas seorang manager. Elemen-elemen tersebut merupakan syarat untuk menjadi seorang manager berkualitas yang kami sebut sebagai "Star Manager".

Star Manager

Kompetensi "Star Manager" memberikan arahan mengenai pembentukan sebuah tim. Apabila kelima elemen kompetensi tersebut diaplikasikan dengan baik maka seorang manager akan mampu membentuk sebuah tim yang solid yang bukan hanya berorientasi pada hasil instan akan tetapi juga bagi pengembangan kapasitas dan kapabilitas anggota team.

Visi yang Jelas

"The person who achieved their goal had a VISION that MOTIVATED them"  (Bob Webb)

Visi adalah peta sekaligus penentu arah bagi sebuah organisasi bisnis. Seorang star manager harus\memiliki gambaran yang jelas ke arah mana team akan dibawanya. Visi bukan hanya sekedar memenuhi target-target yang ditetapkan oleh perusahaan. Pemenuhan target hanyalah salah satu baguan kecil dari sebuah visi.  Bagi seorang star manager visi adalah sebuah impian jangka panjang yang bukan hanya berdampak bagi perkembangan pribadinya tapi juga perkembangan orang-orang yang ada dibawahnya.

Visi harus dituangkan dalam sebuah "Vision Statement" agar bisa selalu menjadi motivasi bagi seorang manager. Ketikan semangat sedang turun, visi akan menjadi motivator yang membangkitkan lagi mental dalam bekerja.

Visi yang jelas harus dapat diterjamahkan dalam misi-misi yang lebih detail dan bersifat jangka pendek. Pencapaian target perusahaan adalah salah satu contoh dari penjabaran visi ke dalam misi. Pengembangan kemampuan leadership dan coaching juga merupakan salah satu contoh dari misi. 

Setelah visi dituangkan dalam bentuk misi, maka langkah selanjutnya adalah menentukan action plan atau aktivitas-aktivitas kongret yang harus dilakukan setiap hari. Kenapa setiap hari? Untuk membentuk kebiasaan dan konsistensi. Karena sebuah tujuan besar selalu dimulai dari langkah yang kecil. Ketika kita sudah terbiasa dengan eksekusi action plan harian, maka target yang lebih besar pasati dengan sendirinya akan tercapai. 

 

Aktivitas Harian yang Terencana

Seringkali terjadi seorang staf pemasaran tidak tahu apa yang harus dilakukan setelah dia samapi di kantor. Puluhan pertanyaan kadang masih menghiasi kepalanya. Mau kemanakah hari ini? Kunjungan ke klien yang mana hari ini? Kemana harus mencari prospek yang baru?.

Dan bahkan hingga menreka mengarahkan kendaraannya keluar kantor pun kadang masih bingung dengan pertanyaan-pertanyaan seperti itu. Akibatnya ada yang mampir dulu bertemu dengan temannya. Mampir dulu ke masjid untuk mencari inspirasi. Karena kalu dikantor sudah pasti bosnya akan marah-marah.

Apakah hal yang sama tidak terjadi pada level seorang manager. Ternyata seorang manager pun juga mengalami hal yang sama. Bahkan ada yang saking bingungnya mau visit ke mana, dia sampai ikut anak buahnya kemanapun pergi, dengan alasan memantau pekerjaan anak buah.

Bukan 100% salah bawahan anda bila mereka kebingungan menentukan tujuan kunjungan hariannya. yang perlu dievaluasi adalah apakah sebagai seorang menager anda menerapkan pola kunjungan harian terencana dan terpantau dengan baik?. 

Sebagai action plan harus diterapkan ebuah format kunjungan harian untuk mempermudah staf marketing anda dalam merecanakan aktivitas hariannya, dan juga memudahkan anda untuk memantaunya.

Seorang manager haruslah mempunya aktivitas harian terencana.Memantau aktivtas kunjungan bawahan adalah sebagian dari aktivitas yang harus dijalankan setiap hari. seorang manager juga harus memiliki aktivitas kunjungan nasabah terencana. Karena salah satu tugas manager adalah membuka pasar baru dan memberikan lead calon nasabah baru untuk dikunjungi oleh anak buahnya. Cukup berat memang. Tapi karena itulah seorang manager digaji lebih tinggi dari anak buahnya.

Disaat bawahan kehabisan ide dalam kunjungannya, seorang manager harus mampu memberikan inspirasi berupa new lead customer yang propektif. Pran ini hanya bisa dijalankan jika seorang manager memiliki aktivitas harian yang juga terencana. Eksplorasi target customer baru, tidak hanya duduk di kantor menjadi petugas penarik upeti yang menanti setoran target dari bawahan.

 

Reward ad Recognition

Penghargaan atas hasil kerja bawahan adalah satu hal yang banyak dilakukan oleh para manager saat ini. Bahkan kecenderungan yang muncul adalah banyak sekali manager yang mengakui hasil kerja bawahannya sebagai hasil kerjanya sendiri.

Cara yang paling gampang untuk memberikan penghargaan adalah dengan ucapan secara lisan. Berilah pujian kepada bawahan anda. Meskipun terkesan sepele, hal itu akan memberikan motivasi yang luar biasa untuk kinerja anak buah anda.

Angkatlah anak buah anda dihadapan pimpinan anda langsung. Lupakanlah untuk mencari nama baik anda sendiri dihadapan pimpinan. Dengan mengangkat nama baik anak buah anda tidak akan menurunkan derajad anda di mata pimpinan. 

Dengan mengangkat nama baik anak buah anda telah membuktikan bahwa anda seorang perekrut bawahan yang handal. Dengan mengangkat anak buah anda menunjukkan bahwa anda adalah manager yang mampu mengoptimalkan kemampuan bawahannya.

Dana yang perlu kita pahami adalah kesuksesan sebuah organisasi bisnis bukanlah dibangun oleh seorang manager. Tapi oleh seluruh anggota team. Dengan memberikan penghargaan kepada bawahan anda, berarti anda memberikan kesempatan kepada masing-masing anggota team untuk berkembang.

 

Ciptakan Hubungan yang Harmonis 

Hubungan yang harmonis antar sesama anggota team akan membuat team menjadi solid. Tanggung jawab penuh harus dijalankan oleh soerang manager. Untuk bisa menciptakan suasana yang harmonis, seorang manager harus bisa menciptakan hubungan pertemanan yang egaliter, akan tetapi tetap ada batasan yang jelas antara atasan dan bawahan.

Seorang manager tidak harus menjadi majikan yang paling berkuasa dalam sebuah team. Seorang manager tidaklah harus menjadi orang yang wajib diikuti kata-katanya oleh anak buahnya. Akan tetapi seorang manager aalah orang yang bisa menunjukkan diri sebagai orang paling kredibel dan layak dihormati oleh seluruh anggotanya. Bukan karena omelannya. Buakn karena otoritasnya. Tapi karena dia mampu menggerakkan seluruh anggotanya dengan kesadaran penuh.

Bukan suatu dosa bila seorang pemimpin salah. Tapi pemimpin akan sangat dihormati bila dia cepat menyadari kesalahannya dan minta maaf dengan kesatria.

Sering kali saya menemui manager yang merasa harus benar. Dia tidak pernah mau mendengarkan alasan yang disampaikan anak buahnya. Dimata pemimpin seperti ini semua kesalahan ada di tangan anak buahnya dan semua kebenaran adalah hasil karya dia.

Adakah anda type pemimpinsperti ini? Kalau demikian waspadalah karena keberhasilan yang anda dapatkan sekarang adalah keberhasilan semu yang dibangun diatas penderitaan orang lain. Dan berisp-siaplah karena cepat atau lambat doa-doa orang yang pernah anda pimpin pasti akan menimpa.

Dengan karakter kepemimpinan anda yang seperti itu mungkinkan doa yang baik yang dipanjatkan oleh bawahan anda?

 

Coaching for Succes

Coaching adalah sebuah proses untuk menyadarkan seseorang akan kelemahannya serta melihat hambatan-hambatan yang ada di depan untuk kemudian membantu mereka menemukan jalan untuk mengatasi kelamahan dan hambatan tersebut. Dengan demikian coaching berfungsi untuk membantu anggota team atau bawahan mencapai level yang lebih tinggi dari pengetahuan maupun skill mereka.

Fungsi inilah yang harus dijalankan manager sama baiknya dengan fungsi-fungsi yang lain. Cukup berat bukan?

Coaching berfungsi untuk meningkatkan Skill, Pengetahuan dan juga Motivasi dari seluruh anggota teamnya. Karena ketiga elemen itulah yang akan mendorong roda organisasi terus berputar. Oleh karenanya untuk bisa menjalankan perannya dengan baik seorang manager harus memeiliki level skill, pengetahuan dan juga motivasi yang cukup dalam dirinya.

Bagaimana bila seorang manager sedang terdemotivasi?. Dia harus mampu merecharge motivasi dalam dirinya dengan berbagai cara. salah satunya adalah dengan mengingat mimpinya atau visinya.

Apabila kelima peran tersebut dijalankan dengan baik oleh seorang manager, maka saya yakin sebuah team yang solid dan berorientasi pada hasil akan terbentuk. Dengan demikian, target-target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan hanya akan menjadi bagian kecil dari mimpi team.